Mehr Umsatz
durch agiles Arbeiten

5% mehr Gewinn. 25% mehr Umsatz

Das geht – durch Selbstorganisation

Agiles Arbeiten ist in aller Munde. Viele Inhaber kleiner und mittlerer Firmen fragen sich aber: Ist das denn auch etwas für mein Unternehmen? Oder können nur die Großen damit arbeiten? Und: hilft es mir tatsächlich beim Erreichen meiner Ziele?

Ein Projekt, das Paula Brandt kürzlich durchgeführt hat, beweist, dass es funktioniert. Allerdings nicht in Reinform – es gilt einen eigenen Weg zu finden, der passend für kleinere Mittelständler ist.

Projekt: Umsatz und Gewinn erhöhen im Systemhaus

Der Kunde von Paula Brandt ist die IT-On.NET, ein Systemhaus mit zwei Niederlassungen in Düsseldorf und in Baden-Württemberg mit 65 Mitarbeitern. Der Inhaber und Geschäftsführer der Süd-Filiale Jürgen Gut hatte ein klares Ziel für das Projekt vorgegeben: Die Mitarbeiter sollten nachweislich 5% mehr Gewinn vor Steuern und 25% mehr Vertragsumsatz erreichen. Hierfür hatte er eine attraktive Belohnung in Aussicht gestellt: Die Abschaffung der bisherigen Provisionen bei den Mitarbeitern. Dafür eine Erhöhung des Fixgehalts.

Warum sind diese Ziele so wichtig für das Systemhaus?

Das Systemhaus ist die ausgelagerte IT-Abteilung von mittelständischen Unternehmen. Wenn es künftig seinen Kunden noch stärker als bisher IT-Betrieb zum Pauschalbetrag anbietet – also  sogenannte Managed-Service-Verträge -, heisst das: feste kalkulierbare Einnahmen für das Systemhaus – und für die Kunden ein verbesserter Service bei fixen Kosten. Denn: die Mitarbeiter können sich dann in aller Ruhe darauf konzentrieren, die Leistungen für die Kunden zu verbessern. Beispielsweise durch automatisierte Abläufe oder standardisierte Verfahren bei wiederkehrenden Kundenaufgaben wie bei der Nutzeranlage in den IT-Systemen.

Fazit: Eine Win-Win-Situation…

…die dem Inhaber und Geschäftsführer vom Systemhaus so wichtig ist, dass er ein hohes Pfund in die Waagschale wirft. Sprich: Wenn die Mitarbeiter nachweisen, dass sie die Ziele verlässlich erreichen, geht er in für künftige Jahre in Vorleistung und dreht an der Gehaltsschraube, indem er die Provisionen für die Mitarbeiter abschafft – bislang für viele ein ständiger Stein des Anstoßes. Viel lieber hätten sie ein festes kalkulierbares Fixum.

Der Schlüssel zum Ziel: Transparenz

Agiles Arbeiten bei der IT-On.NET Süd heißt konkret:

Alle Mitarbeiter brauchen einen transparenten Überblick, wo sie bei den beiden Kennzahlen “5/25” stehen. Es muss auf einen Blick – und möglichst in Echtzeit – für jeden von ihnen erkennbar sein, ob die Ziellerreichung im Korridor liegt. Bei Abweichungen kann jeder sofort gegengesteuern.  Das heißt konkret: Im Büro hängen jetzt große Info-Boards. Digital und analog. Auf Monitoren abgebildet sind die Hebel, die auf beide Kennzahlen einwirken – heruntergebrochen in Leistungen, diedie Mitarbeiter beeinflussen können. Sie werden in Echtzeit dargestellt. Ganz klassisch analog dagegen markiert das Team, wer wann verfügbar ist. Nämlich mit Magneten auf einer Tafel. Und wo die einzelnen Projekte stehen.

Was kann der einzelne Mitarbeiter jetzt tun, um zu den Zielen beizusteuern?

Der Blick auf die Monitore im Büro verrät, wo gehandelt werden muss . Die Abstimmung mit den Kollegen ist dabei zentral. Sie muss aber in einem vertretbaren Zeitrahmen gehalten werden. Das Zauberwort hier heißt: zeitlich klar begrenzte “Standup-Meetings” zu Wochenstart. Das sind kurze ca. 15-20 minüten Treffen, in denen für alle klargemacht wird, was ansteht. Effizienter als langwierige Abstimmungsrunden in der Vergangenheit ist das auch. Kommentar eines Mitarbeiters: “Seit wir das Montagsmeeting haben, gibt es immer weniger Meetings drumherum.”

Was ist der Unterschied im Vorgehen zu agilem Arbeiten in Reinform?

Agiles Arbeiten ist aktuell in aller Munde. Es in Reinform in der Organisation einzuführen macht für einen kleineren Mittelständler wie die IT-On.NET keinen Sinn. Wohl aber wesentliche Punkte aus dem Konzept nehmen und auf das Machbare anpassen. Konkret heißt das: Statt der täglichen “Daily Standup-Meetings”, wie sie Methoden wie Scrum vorsehen, einmal die Woche ein Meeting zur Planung der Woche. Bei der IT-On.NET Süd findet das jetzt immer gleich Montags früh statt, um die Woche einzuläuten.  Die typischen agilen Fragen an jeden Mitarbeiten – was hast du bisher erreicht? was tust du heute bzw. diese Woche? Welche Probleme hast du bei deiner Arbeit? – sind so abgewandelt worden, dass sie zur IT-On.NET passen.

Ein eigener Umgang mit agilem Arbeiten?

Und last not least, die in agilen Konzepten übliche Rolle des “Scrum Masters” ist sowie in der klassischen Form auch nicht nötig – wohl aber braucht es einen Mitarbeiter, der den Prozess immer wieder am Laufen hält. Er kann das zusätzlich zu seiner bisherigen Arbeit machen, muss dafür aber Aufgaben abgeben. Seine Rolle: Bei der Montagsrunde dabeisein, diese moderieren und Hindernisse und Probleme notieren und im Verlauf der Woche lösen. Überprüfen, ob die transparente Darstellung der Teilziele und Hebel weiter funktioniert. Einen Teil aktualisieren die Mitarbeiter dabei übrigens selber, ein anderer wird automatisiert aus dem ERP-System abgerufen. Summa Summarum: Eine kleine bzw. mittlere Firma muss ihren eigenen Umgang mit dem agilen Arbeiten definieren.

Das Feedback der Mitarbeiter ist übrigens durchweg gut:

“Seit wir das Projekt 5/25 angefangen haben, ziehen wir an einem Strang – das hat vorher nicht funktioniert”
Teamleiter Technik

 “Ich hatte schon viele Arbeitgeber. 1x im Jahr haben wir uns in der Regel immer zusammengesetzt und Ziele definiert. Die sind dann aber meist neben dem Tagesgeschäft versandet. Hier habe ich das erste Mal das Gefühl, dass das klappt.”
Mitarbeiter Vertrieb

“Aus dem Ziel 5 / 25 kristallisiert sich ein neuer Führungsstil bei uns heraus – hin zu: sich selber kontrollieren – sich selber führen – geht in Richtung keine direkte Hierarchie mehr haben. Ich bin überrascht, wie gut das klappt.”
Teamleiter Vertrieb

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Kunden Beispiele

Ich staune noch heute, mit welcher Klarheit uns Paula Brandt innerhalb kurzer Zeit zu unserem neuen Geschäftsmodell geführt hat. Sie scheint die Fähigkeit zu haben, in alles Strukturen hereinzubringen.

CEO, Infrastruktur Beratung

Das Allerwichtigste? Wir haben unsere KPIs endlich erreicht. Aber ehrlich gesagt war mir das Feedback einer meiner Führungskräfte noch wichtiger: ‚Sie haben die Herzen der Mitarbeiter erreicht.‘ Jemals dahin zu kommen hätte ich vor den Sparring-Sitzungen mit Paula Brandt ganz bestimmt nicht erwartet.

Geschäftsführer, Auslandsniederlassung Technologie-Konzern

Endlich mal nicht so ein Kästchenmaler. Paula Brandt hebt sich angenehm von anderen Strategieberatern ab, weil sie 100% Pragmatismus mitbringt. Aus meiner Sicht hat sie eine Alleinstellung.

Geschäftsführer, Maschinenbau-Unternehmen

Ich bedanke mich für die angenehme Zusammenarbeit mit Ihnen. Es war nicht nur fachlich zielführend, sondern auch eine Bereicherung, Sie als Persönlichkeit kennen gelernt zu haben.

Vertriebsleiter, Rechenzentrum

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2019-04-25T17:51:07+00:00

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